Mistä kaikki lähti?

Tiedonhallinnan käsikirja on pitkäaikainen juttu, joka alkoi syksyllä 2020 Lappeenrannassa. Projektissa luotiin alun perin ohjeistus – käsikirja, joka tarjoaa selkeät ja ymmärrettävät ohjeet tiedonhallintaan ja tietosuojaan opettajille, oppilaille ja rehtoreille. Työskentelyyn osallistui aluksi asiakirjahallinnon ja Eduksin (silloin Saimaan mediakeskus) väkeä ja työ mahdollistui OPH:n oppimisympäristörahoituksella Lappeenrannan digitaalinen ekosysteemi -hankkeella. Onnistuneeseen lopputuloksen mahdollisti aito poikkialainen dialogi ja asiakirjahallinnon sekä koulupuolen monipuolinen osaaminen näistä kahdesta eri kuntaorganisaation siilosta

Käsikirjan sisältö ja kohderyhmä

Käsikirja ottaa erityisesti huomioon koulujen ja opetustyön erityislaatuisuuden verrattuna muiden kunnan työntekijöiden työtehtävien hoitamiseen. Se on alusta asti suunniteltu palvelemaan nimenomaan yksittäistä käyttäjää ja mahdollistamaan opettajan työn tekeminen paremmin. Ohjeisiin on myös laadittu erilliset ohjeet oppilaille ymmärrettävällä tavalla. Rehtoreille on omat vastuut ja niissä on noudatettu vuosikellomaista ajattelua.

Käyttöönotto ja kehittäminen

Käsikirjan vol.1.0 valmistumisen jälkeen syksyllä 2021 järjestimme laajat koulutukset kaikille Lappeenrannan kouluille (perusopetus ja lukio). Nuo eivät olleet pelkästään koulutuksia, vaan niissä kerättiin palautetta loppukäyttäjiltä. Erityisesti keskityimme ohjeiden käytettävyyteen arjessa ja selkokieliseen tekstiin. Tällainen aito osallisuus omaa työtä rajoittavaan ohjeistukseen sitouttaa mielestämme henkilökuntaa pitkäaikaiseen tietosuojatyöhön. Koulutuskiertueen jälkeen ohjeistuksiin tehtiin tarvittavat muutokset.

Koulutus on jatkuvaa ja toiminnan oikeaan suuntaan ohjaamiseen tarvittava työ vie vuosia, eli homma ei ole loppunut. Vuosittain järjestetään uusille opettajille omat iltapäivät, joissa käydään läpi Tiedonhallinnan käsikirjaa ja muita ajankohtaisia tietosuoja-asioita. Tämä pieni pysähtyminen, aikaa oppia ja ohjeet tarjottimella – on ollut toimiva ratkaisu. On myös kouluja, jotka pyytävät vierailuja koululle Eduksilta ja haluavat nimenomaan kertausta tietosuojasta.

Projektissa on huomattu, että ohjeistukset, ohjelmat, sopimukset ja tulkinnat muuttuvat jatkuvasti ja niitä täytyy päivittää säännöllisesti ja se vaatii henkilöstöresurssia. On myös todella tärkeää, että on olemassa opettajan työtä aidosti ymmärtävä ihminen, jolta opettajat voivat kysyä apua ja tukea omaan työhönsä. Vaikka mielestämme tietosuojatyö on tällä toiminnalla integroitunut hienosti osaksi koulujen arkea – ei työ ole valmis. Tietoisuus ja varsinkin toiminnan muuttuminen tapahtuu pitkän aikavälin aikana ja tietosuoja-asioita tulee tuoda esiin vuosittain ja mieluiten eri tulokulmalla.

Tulevat suunnitelmat ja esityksen sisältö

Paraikaa meillä on Tietosuojattu koulu -hanke, jossa pilottiluokat testaavat eri palveluntarjoajien laitteistoja ja ympäristöjä. Hankkeessa tarkastellaan arjen opetustyön turvallisia käytäntöjä sekä ohjeistusten toimivuutta luokkahuoneissa ja eri järjestelmissä. Olemme myös teettäneet tietosuojaan liittyvän kyselyn koko henkilöstölle, jonka tavoitteena on mitata aikaisemman toiminnan vaikuttavuutta, mutta myös muistutella tietosuoja-asioista kouluilla.

Varsinaisessa esityksessä on mukana Eduksin asiantuntija Matti Kähkönen ja Lappeenrannan tietosuojavastaava ja väitöskirjatutkija Ilona Sidoroff. Esityksen aikana esittelemme osallistavan toimintamallimme ja teemme myös pikaisen katsauksen henkilötietosuojan ja rikkomusten historiaan Euroopassa. Osallistamme osallistujia vuorovaikutuksellisilla kysymyksillä sähköisen sovelluksen avulla (esim. PollEV). Tämä on koettu myös opettajien kanssa toimivaksi ja miellyttäväksi tavaksi käsitellä tietosuojan keskeisiä käsitteitä ja turvallisia käytäntöjä.